Vous enregistrez régulièrement vos documents au format PDF. Vous pouvez effectivement créer une macro reliée à un bouton qui vous évitera de faire manuellement l'enregistrement sous.

Voici une macro  qui va enregistrer le document actif en PDF

Sub VersPDF()
'macro écrite par m@rina
Dim nfichier As String, intpos As Byte

nfichier = ActiveDocument.Name
'trouve la position de l'extension
intpos = InStrRev(nfichier, ".")
nfichier = Left(nfichier, intpos - 1)
'enregistre dans le dossier en cours
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:=nfichier, fileformat:=wdFormatPDF
End Sub

Selon votre version de Word, cela peut ne pas fonctionner. Dans ce cas remplacez la dernière ligne par celle-ci :

ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=nfichier, ExportFormat:=wdExportFormatPDF