Il s'agit en fait d'avoir les en-têtes qui seraient séparées des données.
Pour utiliser une source d'en-tête séparée, il faut spécifier à la fois la source d'entête et les données avant la fusion.
Jusqu'à la version 2000, cette fonctionnalité est native dans l'assistant de publipostage.
A partir de la version 2002, Il faut personnaliser Word en ajoutant le bouton "Ouvrir la source d'en-tête de publipostage" :
Word 2002-2003
- Afficher la barre d'outils Fusion et publipostage (par clic droit sur une barre d'outils)
- Menu Outils, Personnaliser, onglet Commandes : sélectionner Toutes les commandes dans la liste Catégories et dans la liste Commandes , sélectionner la commande FusionOuvrirSourceEnTête et la faire glisser sur la barre d'outils Fusion et publipostage .
- Fermer la boîte de dialogue Personnaliser.
Word 2007 et ultérieur
- Clic sur la flèche située à l'extrême droite de la barre d'outils Accès rapide => Autres commandes
- Dans la liste déroulante Choisir les commandes dans les catégories suivantes, choisir Toutes les commandes
- Sélectionner la commande Fusion Ouvrir Source En-tête et cliquer sur le bouton Ajouter
- Fermer la boîte de dialogue en cliquant sur OK.
NB : une source d'en-tête correcte doit respecter les règles suivantes :
- Le nombre de noms de champs dans la source d'en-tête doit être égal au nombre de champs de données dans la base de données
- Les noms de champs dans la source d'en-tête doivent figurer dans le même ordre que les informations correspondantes dans la base de données.
- Utilisez le même séparateur de champs pour la source d'en-tête et la bas de données.
- Si le document principal contient déjà des champs de fusion, utiliser les mêmes champs de fusion dans la source d'en-tête. Sinon remplacer les champs de fusion dans le document principal pour qu'ils correspondent aux noms de champs dans la source d'en-tête.