Tout le monde utilise la très classique technique du copier-coller. Mais en connaissez-vous tous les secrets ? Rappelons rapidement comment fonctionne cette technique :

Vous sélectionnez l'élément à copier et vous utilisez l'une des différentes méthodes de copie, telles que la commande Copier du menu Édition, ou le menu contextuel (clic avec le bouton droit de la souris) ou encore le raccourci clavier Ctrl+C afin de mettre cet élément dans le "presse-papiers". Il suffit ensuite d'utiliser la fonction de collage pour coller cet élément à l'endroit souhaité.

Vous venez d'utiliser le Presse-papiers Windows. Vous pouvez recommencer autant de fois que souhaité : le nouvel élément dans le presse-papier remplace le précédent. Dommage... Dommage ?... Dans ce cas utilisez le presse-papier Office ! Office est en effet doté d'un presse-papiers beaucoup plus performant puisqu'il permet de garder en mémoire 24 objets afin de les coller ensuite comme bon vous semble ; et ne vous y trompez pas : malgré son nom, le presse-papiers Office recueille les copies faites dans les applications autres que Microsoft Office, alors... Adieu, le presse-papiers Windows !

1. Utilisation du presse-papiers Office

Je vais parler de la fonction Copier. Notez que le principe est le même avec la fonction Couper qui permet de supprimer un élément d'un fichier ou d'un document tout en le conservant dans le presse-papier.

• Le Presse-papiers Office s'affiche dans le volet Office. S'il n'est pas affiché :

• Quand le presse-papier Office sera actif dans une application, l'icône sera par défaut affichée dans la zone d'état de la barre des tâches système, en bas à droite de votre écran. Il vous suffira alors de double-cliquer sur l'icône pour afficher le presse-papier dans l'application en cours.

• Au fur et à mesure que vous copiez des éléments, ceux-ci s'affichent dans le presse-papiers, avec un maximum de 24 éléments, le 25ème remplaçant le premier et ainsi de suite.

• Pour coller un élément, cliquez à l'endroit où vous souhaitez incorporer cet élément, puis cliquez sur l'élément du Presse-papiers. Vous remarquerez qu'il n'est pas difficile de s'y retrouver dans toutes ces copies puisqu'une partie (ou la totalité selon la taille) de l'élément copié est affiché clairement, avec en plus l'icône de l'application d'origine.
  Pour coller le contenu entier du presse-papiers, cliquez sur le bouton Coller tout : les éléments se colleront dans l'ordre où vous les avez copiés.

• Pour supprimer un élément du Presse-papiers, cliquez sur le menu déroulant de l'élément dans le Presse-papiers, et sélectionnez Supprimer.
  
  

• Pour effacer tous les éléments du Presse-papiers, cliquez sur le bouton Effacer tout.

2. Options du Presse-papiers Office

Lorsque le Presse-papiers est affiché dans le volet Office, cliquez sur le bouton Options en bas de la fenêtre et sélectionnez ou désélectionnez les options souhaitées :

• Pour afficher le Presse-papiers automatiquement, il ne suffit pas de cocher l'option Afficher le Presse-papiers Office lorsque Ctrl+C est utilisé deux fois, mais l'option Afficher le Presse-papiers automatiquement doit impérativement être cochée.

• Pour utiliser le Presse-papiers Office sans l'afficher, décochez les deux premières options, il est inutile de cocher l'option Copier sans afficher le presse-papier ; par contre dans ce cas il est préférable de garder l'option Afficher l'icône du Presse-papiers Office dans la barre des tâches.

• Si l'option Afficher l'état près de la barre des tâches au cours de la copie est activée, vous verrez apparaître à chaque copie une bulle en bas de votre écran, avec le numéro de l'élément ajouté.
  
  

Il reste à préciser une dernière chose : la mémoire du Presse-Papiers Office est volatile. Le presse-papiers se videra à la fermeture de toutes les applications Office ou bien à l'extinction de l'ordinateur.